Questa informativa spiega come vengono trattati i dati personali in Club OS, la piattaforma di Idea Lab S.r.l. per le società sportive: siti dei club, aree riservate MyClub, Family e MyTeam, gestione del club, Media & Social con la pubblicazione su Facebook e Instagram, Commerce, Sponsor e Revenue OS.
1. Chi tratta i dati
Nella piattaforma ci sono due ruoli diversi.
- Idea Lab S.r.l. è titolare del trattamento per gli account della piattaforma (registrazione, accesso, sicurezza), per il sito della piattaforma e per i rapporti con le società clienti.
- Ogni società sportiva è titolare dei dati che inserisce e gestisce in Club OS: tesserati, atleti (anche minorenni), genitori e tutori, staff, documenti, quote, ordini, contenuti del sito e dei social. Per questi dati Idea Lab S.r.l. agisce come responsabile del trattamento (art. 28 del Regolamento UE 2016/679, "GDPR"), solo secondo le istruzioni della società e l'accordo firmato con lei. Per le richieste su questi dati rivolgiti alla tua società: noi la aiutiamo a rispondere.
Titolare: Idea Lab S.r.l., Via Milano 2, 00065 Fiano Romano (RM), P. IVA IT13042731003. Email info@idealabgroup.it, PEC idea_lab@pec.it, telefono +39 0765 1890348.
2. Quali dati trattiamo
- Account: nome, email, password (salvata solo in forma cifrata non reversibile), eventuali passkey o app di autenticazione, data di registrazione e di conferma dell'email.
- Dati inseriti dalle società: anagrafica e contatti, ruolo e squadra, convocazioni, presenze e statistiche di gara, documenti con le loro scadenze, quote e pagamenti registrati, taglie e kit, ordini dello shop, comunicazioni di squadra. Tra i documenti può esserci il certificato medico di idoneità sportiva, che è un dato relativo alla salute: la società lo tratta per gli obblighi della normativa sportiva e lo vedono solo le persone autorizzate.
- Dati tecnici: indirizzo IP e dati delle richieste nei registri del server, cookie tecnici (vedi la pagina sui cookie), l'indirizzo tecnico fornito dal browser se attivi le notifiche.
- Collegamento a Facebook e Instagram, solo se la società collega la sua Pagina: ID e nome della Pagina, ID e nome utente dell'account Instagram professionale collegato, token di accesso della Pagina (salvato cifrato) ed esito di ogni pubblicazione. Club OS non legge messaggi, commenti, follower, statistiche o dati degli utenti di Facebook e Instagram.
3. Perché li trattiamo
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Fornire il servizio: account, aree riservate, convocazioni, notifiche ed email di servizio | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR); per i dati delle società, le loro istruzioni |
| Pubblicare su Facebook e Instagram i contenuti approvati dalla società | Richiesta della società, nell'ambito del contratto |
| Sicurezza della piattaforma, prevenzione di abusi, diagnosi dei problemi | Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) |
| Obblighi di legge, ad esempio fiscali o richieste delle autorità | Obbligo legale (art. 6.1.c GDPR) |
Non usiamo i dati per pubblicità o profilazione e non li vendiamo.
4. Funzioni di intelligenza artificiale
Quando la società usa le funzioni di scrittura assistita o di ricerca sponsor, il testo necessario viene inviato a un fornitore di intelligenza artificiale che agisce come responsabile del trattamento (ad esempio Microsoft Azure OpenAI), solo per generare la risposta. Questi fornitori non usano i dati per addestrare i loro modelli. I testi generati vanno sempre controllati da una persona prima della pubblicazione.
5. A chi li comunichiamo
- Microsoft (Ireland Operations Ltd): infrastruttura Azure, cioè server, database e archivio dei file, in data center nell'Unione Europea; Microsoft Entra ID per l'accesso del personale Idea Lab.
- Meta Platforms Ireland Ltd: solo i contenuti che la società decide di pubblicare e i dati necessari al collegamento della Pagina.
- Fornitori di posta elettronica per l'invio delle email di servizio.
- Fornitori di dati sportivi (calendari e classifiche): a loro non inviamo dati personali.
- Personale di Idea Lab autorizzato e vincolato alla riservatezza, e autorità quando la legge lo richiede.
Se un fornitore tratta dati fuori dallo Spazio Economico Europeo (ad esempio negli Stati Uniti), il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR: decisione di adeguatezza (EU-US Data Privacy Framework) o clausole contrattuali standard della Commissione Europea.
6. Per quanto tempo
- Account: finché è attivo; su richiesta lo eliminiamo, salvo gli obblighi di legge.
- Dati delle società: per la durata del contratto con la società; alla fine li cancelliamo o li restituiamo secondo le sue istruzioni.
- Token di Facebook e Instagram: finché la Pagina resta collegata; scollegandola vengono cancellati subito (vedi Eliminazione dei dati).
- Registri tecnici e di sicurezza: per il tempo necessario alla sicurezza e alla diagnosi dei problemi, di norma non oltre 90 giorni.
7. Minori
I dati degli atleti minorenni li inserisce la società sportiva, che ne è titolare. Genitori e tutori li vedono e li gestiscono dall'area Family. Gli account personali sono destinati a chi ha almeno 14 anni; per i più piccoli agisce il genitore o tutore.
8. Come proteggiamo i dati
Connessioni cifrate (HTTPS); password e token salvati in forma cifrata; dati di ogni società separati da quelli delle altre; accesso del personale Idea Lab solo con account aziendale Microsoft 365; registro delle operazioni più importanti.
9. I tuoi diritti
Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e puoi opporti al trattamento (artt. 15–22 GDPR). Scrivi a info@idealabgroup.it: rispondiamo entro 30 giorni. Per i dati inseriti dalla tua società puoi rivolgerti anche direttamente a lei. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
10. Modifiche
Se cambiamo questa informativa aggiorniamo la data in alto; per le modifiche importanti avvisiamo le società e gli utenti interessati.